【新社会人向け】ホウレンソウの本質~連絡編~

新社会人になるにあたりよく言われるのが「ホウレンソウ」です。お野菜のホウレンソウではなく、「報告・連絡・相談」のそれぞれ1つ目の漢字の読みを組み合わせてホウレンソウと呼んでいます。

これ、よく聞くけれど、結局具体的に何をしたらいいのか分からない、て思いますよね。私もそうでした。人によって報告とは何を意味するのかの定義は違うと思いますが、私なりの定義を書いていきます。第2回目は「連絡」です。

①報告と連絡の違い

前回、報告と連絡の境界線はあいまいである、ということをお話しました。その上で軽微なニュアンスの違いはあると考えています。

 

報告:伝える先の対象は個人になることが多い。対象の属性は、上長であることが多い。

連絡:伝える先の対象は多数になることが多い。対象の属性は、問わないことが多い。

 

これだけじゃ分からないですよね。私の感覚に依るところが大きいですが、連絡は「事務連絡」を指すことが多いと考えています。例えば、会議室はどこで開催するのか、いつにクライアントを訪れるのか、部署の懇親会はいつになるのか、などです。

再度、抽象度を上げて違いと述べてみると、報告と連絡はどちらも情報共有であることは同じですが、相手からの返報・反応・行動を求めて行為者が情報共有をすることを報告といい、相手へ何かしらを期待しない情報共有を連絡というのではないかと考えています。報告後は、通常1日以内に、相手からの反応を期待し、連絡は反応を期待しない行為だと言えます。

 

②連絡のポイント

1)内容

これまで述べてきたとおり、事務的連絡になります。先の例に加え、体調不良で会社を休むこと、年休を取得すること、外出することなんかも連絡になります。

2)頻度

連絡はあくまでも事務連絡的側面が強いことから、緊急性が高いことは稀です。しかし情報をいつまでも寝かせていてはだめです。早く知りたい人もいるかもしれません。伝えるのに腰が重い情報であったとしも、情報が固まり(&必要があれば上長の承認を得)次第、即座に連絡するというスタンスで行動するのがベターといえます。

3)仕方

報告と同様、チャットなりメールなり何でもいいというのが正直なところです。ただ、報告と違い、事務連絡が長文になることはあまりないと言えます。情報を受け取る側は、結論を知りたいことが多いため、簡潔に、結論ファーストで届けることが大事です。

 

以上、連絡におけるお話でした。

さて次回は相談編です。私個人としては、最も難易度が高いと考えています。