【新社会人向け】ホウレンソウの本質~報告編~

新社会人になるにあたりよく言われるのが「ホウレンソウ」です。

お野菜のホウレンソウではなく、「報告・連絡・相談」のそれぞれ1つ目の漢字の読みを組み合わせてホウレンソウと呼んでいます。

これ、よく聞くけれど、結局具体的に何をしたらいいのか分からない、て思いますよね。私もそうでした。

人によって報告とは何を意味するのかの定義は違うと思いますが、私なりの定義を書いていきます。

今回は「報告」です。

 

①内容

新人は、やること・やったことをまずは全て報告すべきです。「これから○○に電話します」「XXの資料作成が終わりましたのでお送りします」など、すべてのことを先輩や上司に報告しましょう。加えて、悪いことが起きたときも報告しましょう。本旨とはズレますが、炎上したときやミスをしたときは隠したり嘘をついたりしちゃうものです。バッドニュースはきちんと報告してください。

 

②頻度

これが一番やっかいかもしれません。いつ、やることとやったことを報告すべきなのか。頻度のポイントは4つあると考えています。

 

・1日の業務の開始前(やること)

・1日の業務の終了後(今日やったこと、明日やること)

・業務が完了したとき(やったこと)

・悪いことが起きたとき(起きたこと)

 

この4つを押さえておけば、よっぽど頻度でトチることは無いと思います。1つ目は読んで字の通り、今日やることを報告します。2つ目も同じです。1日に1つの業務しかないときは、2つ目と3つ目は同じになります。4つ目は、そのたびに報告してください。

補足でいうと、この報告頻度は正直多いです。聞く側はうっとうしいです。ちゃんとした先輩や上司ならば、「○○は報告しなくていいよ」みたいなフィードバックをもらえます。こういったやり取りを繰り返すことで、自然と報告頻度は身についていきます。ですのでまずは、あえて頻度を高めてみてください。

 

③仕方

HOWの部分は何でもありますが、よくあるのはチャットかメールでしょう。正直なところ媒体は何でもよくて、自分と先輩、上司が把握しやすい媒体を使ってください。本質は内容と頻度なので、どう報告するのかは気にしていたって仕方無いです。ちゃんとわかればいい、の精神です。

 

以上が、報告ですることと私は解釈しています。

最後に、連絡と相談の違いについて述べます。連絡は報告との境界線があいまいだと思っています。ニュアンスでいうと、伝える先の対象範囲が違うこと、そして連絡は事務連絡に近いということです。詳しくは次回お話します。

そして相談は、報告とセットになることが多いです。いきなり「○○をどうしたらいいの?」と先輩や上司に聞いても意味が分かりません。背景ややったことを伝えてから相談するものですが、その行為はまさに報告です。詳しくは、連絡編の次にお話します。